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提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

摘要：城市管理是城市工作的一個重要方面。隨著經濟和社會發展，城市發展是一個必然問題，城市建設和城市管理更是關乎城市宜居宜業和促進科學健康發展的關鍵環節。本文就是對縣城發展情況進行調查分析，總結經驗，查找發展瓶頸和制約因素，根據新的形勢，探討解決城市管理方面的思路和對策。

關鍵詞：城市建設；城市管理；城市品位。

根據省市縣推進新型城鎮化和加強“大縣城”建設的要求，為進一步提升我縣城市環境容貌和執法管理水平，將縣城打造成宜居宜業和現代、山水、田園、生態新城，筆者就磁縣城市管理中的一些熱點、難點、重點問題進行了走訪、調查，對我縣城市管理上水平、形象上品位做了一些研究和思考，現綜合如下。

一、我縣城市管理形勢、現狀及成效。

（一）縣城的快速發展為城市管理提出了新要求，帶來新挑戰。

近年來，隨著城鎮化進程加快，我縣在完善城市功能，改善城市容貌，提升城市管理水平方面投入了大量的人力、物力、財力，城市建設取得長足發展。通過實施“對接大城區”發展戰略，形成了一批標志性路網工程；通過實施城市“三年大變樣”和“三年上水平”，建成了一批城市標志性基礎工程、服務設施和住宅小區；通過實施“創建園林城”，建成和改造了城市的公園、游園、廣場、綠道，改善了縣城的生態環境。多年來，城市規模不斷擴張，城區面積不斷擴大，這給城市管理帶來了新的挑戰，人民群眾對城市管理的需求也更加迫切。

（二）城市管理局的組建、職責及運行成效。

2008年10月，為適應城市發展需求，我縣組建了城市管理局。城市管理局的職責主要是：貫徹執行國家有關市政、環衛、園林綠化、城市綜合管理等方面的法律、法規和方針、政策，負責城區內市政管理設施、環境衛生、園林綠化、燃氣、公交等行業管理，指導協調環境綜合治理和城市管理重大活動。幾年來，城管局領導班子適應城市建設、城市擴張、城市環境的新要求，從建立之初面對職工文化層次低、人員多、待遇低、辦公條件差、執法水平和業務管理不規范以及歷史遺留問題多等現狀，確立了“用信心凝聚人心、用工作穩定人心、保工資安定人心”的工作方法，在職工中大規模開展了“愛崗、敬業、創新、爭先”的主題教育，逐步確立了城管系統“建一流班子，爭一流團隊，樹一流形象，創一流業績”的工作目標和要求。幾年來，城市管理工作在隊伍建設、職能職責、環衛清掃、規范管理、日常維護、急難險重工作等方面展現了良好形象，從多方面維護了城市的健康運行。尤其是群眾反映強烈和群眾意見最大的鼓樓廣場雜亂問題和城隍廟文化廣場亂占問題，在短時間內得到了徹底根治，受到各級領導和社會各界的一致稱贊。

二、城市管理的.制約因素和突出問題。

雖然城市管理在多方面取得成效，但是與城市規劃、建設相適應和群眾期盼等要求相比，確實存在一些突出困難、問題和制約因素。通過調查、走訪、分析，概括起來主要是：

（一）城管執法處罰權不到位。

城市管理是一項繁雜、艱巨的綜合管理工作，大多是對商戶和市民經常性的宣傳、教育、說教和實施管理，執法處罰很不到位。在調查座談時，主要是法律法規賦予城市管理的強制力不夠，城管執法人員對一些拒不服從管理、拒不執行處罰決定的違章商戶沒有強制手段，有時城管執法人員的人身安全難以保障。

（二）“臟、亂、差”反彈嚴重。

城市中的“臟、亂、差”是一個經常性問題，也是一個一抓有效、一松就犯、反復性極強的問題。如：主街道門店的店外經營問題、主要節點街口的商販占道擺攤問題、生活垃圾隨時隨地亂扔亂倒問題、機動車路邊亂停亂放問題等。在調查中，廣大干部群眾和市民對這次園林城攻堅月活動整治的店外經營、占道經營、垃圾亂倒、活動廣場被侵占等成效贊不絕口，但更多的是擔心容易反彈，盼望有個長期辦法。

（三）一些市民和商販經營主素質差。

確有一部分市民為了方便、省事，不按時間、不按地點亂扔亂倒各類垃圾，只顧自己，不管別人。出現一出家門就隨便倒，倒路中間的有之，倒護城河、振興渠的有之，不分時間亂倒的有之。一些商戶商販在門店占人行道經營，有的商攤把車子推到了路中間叫賣，相互擠占，不管是否能行走，導致經常在城內楊仙廟十字路口、振興渠路口、新趙都北十字路口以及串海路等多處發生車輛擁堵現象，嚴重影響百姓工作和生活。

（四）城市管理工作運行經費不足，與承擔任務不適應。

目前，城管局在職正式干部職工538人，臨時用工包括主干道環衛清掃工300人。管理范圍：城區主干道20條，路燈1.8萬盞，大型集合市場3處，綠地面積172萬平方米，行道樹20495棵，環衛清掃面積242萬平方米，垃圾收集站8個，垃圾桶360個。城管局建立以來，工作經費、職工工資都有了不同程度的增長，但是逐步擴大的城區范圍，各項必需的經費開支與承擔的繁雜的工作任務不相適應，經費嚴重不足。每年經費存在很大缺口，致使各項管理工作只能維持在目前的低水平狀態。

（五）方便市民的公共服務設施缺乏。

隨著城市規模的擴大、人口的增加，不管是老城區還是新城區，城市基礎設施的規劃和建設由于種種原因，存在嚴重滯后，尤其是與群眾密切相關的、生活急需的小蔬菜零售市場無規劃、無場地，已經多年形成的幾處零售市場地方狹窄，多數是沿路邊、靠住宅區形成的，比較混亂。這些生活急需的小蔬菜市場、公廁、停車位、垃圾箱等設施嚴重缺乏，干部群眾議論多年，盼望早日解決。

三、加強城市管理，提升城市品位的對策和建議。

第一，加強領導，高標定位，著力推動縣城管理上檔升級。最近，省委書記趙克志在全省新型城鎮化與城鄉統籌示范區建設專題研討班上強調指出：“要在縣城管理上下更大功夫，為京津資源要素向我省流入創造條件。”我們要認真學習貫徹全省專題研討班主要精神，加強對城市管理工作的謀劃和研究，對縣城發展要高標定位，使縣城更好地帶動產業、聚集人氣，達到以城聚人，以產興城、產城融合發展的根本目的。

第二，建立綜合執法隊伍，強化城管執法管理的權威性。根據上級城管執法體制改革精神，結合我縣實際，盡快組建城市綜合執法管理機構，理順城市綜合執法管理體制，理順相應的編制體制，規范設置統一的機構名稱，做到機構規范、編制到位、人員到位、職能到位、落實到位，切實發揮城管綜合執法隊伍在縣城管理中的職能和作用，強化執法的嚴肅性和權威性。

第三，加大對城管工作經費的支持和保障。城管工作是公益事業，涉及范圍廣、管理領域多、城區面積大，固定人員、聘用人員、臨時人員較多，有場地、有區域、有設備、有人員，這都需要工作經費支撐。建議縣委、政府要對城管工作所需必要經費給予傾斜，要隨著城管工作任務的增加不斷增加工作經費。同時，要在政策范圍內努力提高城管職工的工資待遇，把關懷和溫暖送給“最美城管人”。

第四，各方參與，綜合治理，謀求和建立管理的長效機制。城市管理工作是一個系統工程，涉及城市的方方面面，需要全社會特別是城市各機關、社區、單位、家庭、商戶、干部、職工、居民的廣泛參與。一是抓緊制定《磁縣城市精細化管理辦法》，制定精細化管理的標準，各負其責。二是抓好宣傳發動，提高市民素質。建議以縣委、政府或縣精神文明委員會名義發出“致我縣城區全體居民的一封信”，開展“城市是我家，管理靠大家”“我就是縣城形象，我就是文明使者”的宣傳教育。還要通過組織文藝宣傳隊等多形式深入社區、街道、廣場，開展“愛護縣城、愛護家園”等娛樂、趣味活動，加強居民的道德教育和行為規范教育，自覺培養良好的生活衛生習慣，自覺遵守社會公德，愛護公共環境，愛護共同家園。三是要制定嚴格的處罰措施，對那些臟、亂、差和制造臟、亂、差的人和事堅決處罰到位，并在電視上公開曝光。四是城內各社區要明確有專職負責本社區環境容貌和衛生工作的干部，設有專職的環衛人員，行使本社區范圍內的保潔和環境容貌監督工作；要落實“門前三包”責任，自覺維護公共衛生秩序。還要通過多種形式的群眾自治管理活動，為美麗“大縣城”做出新貢獻。

參考文獻：

[1]張守軍.對轉變政府職能、整合政府機構的幾點思考———以深圳市城市管理執法局的建立為例[j].重慶行政：公共論壇，2008(5)：50-52.

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提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

改革開放以來,我國的建設事業發展迅速,以此同時,也形成了大量的業內資料即工程檔案.如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的`需要,也是檔案部門的要求.本文重點對建筑企業工程檔案的分類、意義進行了闡述,同時也提出了加強建筑工程檔案管理的看法.

作者：劉宇平陳焱輝作者單位：廣東省第四建筑工程公司,廣東,廣州,510100刊名：黑龍江史志英文刊名：heilongjiangshizhi年，卷(期)：“”(12)分類號：g27關鍵詞：建筑企業工程檔案管理建議

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

摘要：醫院每年都會有很多醫療案例相關的資料，高效地對這些案例進行收集和整理，將有利于醫院參考和應用這些價值較高的資料，尤其是對臨床經驗的積累有著十分重要的作用。當前我國正處于醫療改革不斷深化的階段，醫院如何提高檔案管理的現代化水平是目前面臨的艱巨任務之一。本文對當前醫院檔案管理的一些變化進行了分析，指出現代化檔案管理的優勢，進而提出了一些醫院可以提高現代化檔案管理水平的策略。

關鍵詞：醫院檔案管理現代化設備管理理念管理隊伍。

中圖分類號：r197.32文獻標識碼：a。

當前整個社會已經實現信息化，信息化技術已經悄然無聲地滲透到了各行各業。當前在醫院管理的諸多方面，都已經開始融入了現代化的技術手段，檔案管理也不例外，在計算機、信息化、互聯網+等諸多方面的影響下，檔案管理在載體、分類、傳輸信息等方面都已經發生了翻天覆地的變化，減輕了工作人員的工作量，提升了檔案管理的效率，檔案信息的存儲、檢索、修改都更加方便，對于醫院而言，現代化的檔案管理益處頗多。

1檔案管理現代化產生的變化。

1.1檔案載體的變化。

在過去傳統的檔案管理中，檔案部門保存的檔案主要是紙張形式。在互聯網技術、網絡技術越來越發達的今天，醫院可以通過不斷改進的軟硬件設施，開發適合本院使用的信息管理系統，這是符合醫院信息化建設的基本標準之一，只有檔案管理實現了現代化，才能更好地為醫院信息化建設提供信息及數據的支持。醫院信息數據的傳遞都已經是電子文件的形式，不再是傳統的紙質文件，數據共享速度的加快也提高了辦公的速度。

1.2檔案分類的變化。

在過去沒有應用現代化檔案管理時，要保存一個完整的檔案，相關信息一般位于若干個管理系統。在運用了現代化的技術手段之后，檔案管理部門可以根據規定的指令進行操作，就可以直接根據檔案信息進行類目設立，并將工作目標及時進行分類。雖然醫院的級別及規模有所不同，所運用的現代化技術手段也略有差異，但是不可否認的是，現代化技術手段的應用，對檔案可以實現更加符合醫院實際的分類，尤其在醫院教研、管理等各個方面，可以實現更加具體細致、規范、科學有效的分類。

1.3接收及保管檔案方式的變化。

在過去醫院檔案的接收及保管主要是紙質文件的形式，在信息化時代，則主要是電子文件形式。過去檔案保管主要是在專門的庫房，如今則是在計算機的虛擬庫房中。針對這些變化，作為管理檔案的工作人員，也應隨著時代的變化，學會熟練操作信息系統平臺，將管理及維護信息的每一個步驟都熟練地掌握，在此基礎上還要確保信息有效、安全。醫院其它部門在保管檔案時，也需要檔案管理工作人員進行鑒定，確保是安全有效的信息之后，方可存入本院的虛擬檔案庫房之中。

1.4檔案信息提供形式的變化。

在過去，檔案管理工作在醫院是相對比較清閑的工作，幾間庫房、幾種目錄分類這種傳統的工作方式已經難以適應檔案管理的要求，作為新時代的檔案管理人員，必須根據醫療改革的要求及時代的變化，及時調整自身的狀態，有效利用信息集成系統來收集掌握醫院的檔案信息。醫院的檔案管理人員在開展檔案工作時，應該始終以“為醫療保健服務”為中心，切實遵行檔案管理制度，靈活實施檔案管理方法，加強為醫療做好服務的能力。檔案管理人員要將非常實用的信息傳達給真正需要的人，并且傳達的方式要科學高效，時間掌握得恰到好處，使醫院檔案發揮最大的作用。

2.1節省人力資源，提高工作效率。

運用先進的現代化技術手段之后，工作人員可以從繁重的工作任務中解放出來，有效地降低工作量，省去將每份檔案立卷歸檔的過程，有更多時間的工作人員則可去研究如何提高檔案信息的價值。由于之前紙質檔案保存在庫房中，查找及檢索信息過程繁瑣且效率不高，利用現代化技術手段進行檔案管理后，直接在虛擬數據庫里就可以檢索信息，不僅速度快，檢索的信息還非常全面，提高了工作的效率。

2.2方便完善文件、補漏病案。

在過去傳統的檔案管理過程中，一旦發現文件不完整的現象，工作人員要將文檔進行拆卷，拆卷之后則要根據文件的內容補充新的內容，并重新對其進行組合排列、編檔、抄寫卷內目錄等，整個流程處理下來非常耗費時間和精力。在應用現代化技術手段之后，管理人員先是檢索該文件，然后僅需要遵守醫院檔案管理的規定，對文件進行重新編輯插入即可。

2.3檔案保存的數量更多、質量更好。

紙質檔案的保存，不僅占用了大量的庫房，而且真正查找應用非常不方便，應用價值較低，每一次的改動都會耗費相應的人力物力資源，而且長年累月積累下來，出于各種因素的考量，醫院會對檔案信息進行整理，減除應用價值不高的檔案信息，檔案的實體保存量并不算多。在現代化檔案管理中，紙質的案卷變成了電子文件的形式，手工立卷、分類保存也變成了計算機虛擬數據庫保存的形式，通常情況下虛擬數據庫的容量都很大，醫院也不用因考慮庫存、查找不方便等問題，而人為地刪減檔案了。因此，當前時期醫院檔案的數量越來越多，保存的質量也越來越完整。

醫院之所以進行檔案管理，最根本的目的就是要將檔案信息的價值充分地發揮出來，更好地為醫療服務?，F代化檔案管理的重要性，首先在于有助于改變檔案工作人員的意識，在過去，很多檔案工作人員都安于現狀，將自己置身于立卷、編檔等繁雜的工作中，沒有考慮到檔案管理對整個醫院科研、醫療服務的貢獻。其次，就是現代化技術手段的應用，減輕了工作人員的工作量，同時也提升了檔案的使用效率，將檔案資源的價值充分地發揮出來，這些都是檔案管理水平不斷提高的表現。

電力企業檔案管理現代化研究論文

檔案主要記載著人類文明、重要實踐活動、科研成果等各種信息，具有非常高的價值，是推動社會進步與發展的重要動力。

隨著社會的發展，檔案信息越來越多，加大了管理者的工作難度。

在信息時代，要想保證檔案管理實現現代化，就需要我們在實際工作中加強基礎工作，提高其管理水平，將各種先進的信息技術應用在其中，這樣才能夠達到目的，推動檔案事業的健康發展。

由此看來，基礎工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題分析。

眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。

那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢?哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢?總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜案卷，數量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。

再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。

主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范。

沒有目錄號一卷多冊現象較多;二是案卷標題不規范。

有些標題不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍;三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用;四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現;五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的;六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。

總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平。

從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法。

即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

從科學與經驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精。

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。

因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的'文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現案卷規范化。

將那些組卷過內容混雜的案卷進行重新組卷。

重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。

在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。

重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結合本館實際規范著錄工作。

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。

1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。

但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統一分類號保證檢索查全率。

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。

為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。

另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。

并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

5.規范題名保證檢索查準率。

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。

但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。

我們認為規范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。

我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間)等要素都填寫完整。

如果題名要素不完整。

則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。

還要統一文種題名中經常有請示報告等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。

所以我們便規定凡是要求批復的文件寫請示凡不要求批復的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程。

1、分清輕重緩急，循序漸進。

現代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數據的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應該本著有所用的目的展開，因此，現代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。

檔案管理的基礎性工作，需要管理人員綜合社會的發展現狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。

這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著錄環節，大大地提高著錄速度。

4.用關鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率。

主題詞雖然有規范統一的功效卻同時存在著查找煩瑣、效率較低的弊端怎樣取其利避其弊我們認為可以采取以關鍵詞替代主題詞的做法。

即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯。

這種做法不僅解決了手工標引速度慢計算機自動標引不準確的缺點而且解決了主題詞的詞義含量問題、分屬關系。

結束語。

總之，在檔案管理中，檔案管理人員務必要遵循相關要求，做好檔案管理基礎工作，提高檔案管理效率，促進我國檔案事業的積極、健康發展。

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

高校的檔案管理集文化性、信息性、教育性、知識性、社會性、政治為一體，研究檔案管理的源頭，檔案是文件在一定條件下經過轉換得到的，其所指的為廣義的理解，其實由照片、圖表、文字、聲音、圖形等組合而成。從哲學意義上，檔案是對文件不斷的揚棄而得到的，對檔案的時效性的批判，其是經整理完成的文件，對其價值性的批判，經整理完成的檔案具有歷史保存的意義，對其進行系統性的批判，檔案集中了分散狀態之下的文件，并按照相關邏輯規律或者邏輯劃分的標準而形成的信息集合或者信息單元。檔案能將歷史信息進行記錄和重現，其以直接的形式記錄了歷史，能在一定程度上保持和維護歷史最真實的文獻。

我國歷史的特性決定了檔案管理的工作具有豐富性、復雜性、多樣性等特點，在檔案管理工作中應充分利用這些優勢，做到揚長避短，以促進管理工作的順利進行。

2.1高校檔案內容具有豐富性。

高校的檔案管理內容包括多方面的內容，一般包括：教學管理、課堂管理、行政管理、黨務管理、教務管理、科研管理、后勤管理、實訓基地的管理等，在這個過程中，會產生大量的文獻。這些檔案反映了不同職能部門各不相同的業務范圍內形成的檔案，如制度、批示、請示、報告、計劃以及不同會議和活動中記錄的材料和文件。在高校的科研以及相關文化創造活動中，還存在研究手稿、項目成果、研究論文、著論等相關檔案，其可以稱為高校日常工作的資源庫，其涵蓋了較為豐富的內容。

高校檔案類型可以分為以下幾種：一級檔案：黨群管理中黨群檔案能反應黨群工作管理在的現狀；行政檔案是高校行政管理工作情況的間接反映；此外還包括反映教學活動、設備情況等的教學檔案、設備檔案等，然后在根據高校檔案的管理工作中具體需要劃分不同層次的級別，依次往下還可分為二級檔案以及三級檔案等。

2.3高校的教學檔案整理具有周期性、專業性。

高校以學期作為教學階段的劃分，原始檔案是周期性產生的，高校的檔案管理很大部分是按照學期來進行歸納和整理，形成的檔案具備較強周期性；高校的學生會形成一定的共性，各高校不同系具有較強的專業性，另外，不同教學活動會存在一定的差異，是高校的檔案管理具有較強的專業性和科學性。

2.4高校的檔案載體具有多樣性。

承載高校檔案信息載體具有多樣性的特征，傳統檔案多以紙質材料作為載體，隨著信息化時代的到來，網絡技術的飛速發展和普及，使紙質載體主導性的地位呈直線下降的趨勢。技術及技術普及程度較高的高校，為了提高檔案管理的效率，以及考慮在保存時間和環境等因素的影響，采用磁帶、光盤、磁盤、膠片等最為檔案的載體變得越來越普遍。且檔案相關內容記錄方式以及傳遞、表達等方式都和傳統方式有較大區別。

高校的到檔案管理是由各個學院系自主完成的，缺乏系統性的協調管理，處于檔案管理的初級階段，存在如下問題：

2）電子檔案的保存方式不統一，一般會采用目錄整理來保存，查詢時會有較大的不便；

4）電子檔案查詢的過程中，安全保障措施不到位，易受病毒的攻擊；

5）教學檔案的管理是在校園網中獨立運行的，無法對各部門的工作進行統一的管理。

4高校檔案的管理中信息技術的應用。

高校的檔案管理在信息技術大力推動下，得到了較快的發展，實現檔案管理和計算機技術最大限度的結合，是高校發展追求的目標，進一步實現信息的檢索、傳遞以及資源的共享。

4.1高校檔案信息化的管理。

高校檔案信息化的管理，應建立網絡技術的基礎平臺，其包括檔案網絡系統的建設、系統的開發和利用、相關網站的開發及應用。對相關軟件和硬件進行開發和利用，能構建信息共享的平臺，使檔案信息管理實現網絡化的傳輸和科學化的管理。

提高高校檔案案卷本身的質量，應充分利用好信息化網絡實現檔案案卷規范化、科學化加工處理方式，能確保檔案案卷的質量，能更好的保存檔案。同時，應確保檔案利用的.實效性、效果以及效率，讓檔案管理為高校創造出更多的價值。高校檔案的信息資源建設可通過網絡化、數字化的技術建立規范、標準且能共享的數據庫。目錄數據庫能儲存較多的數據信息，并能對其進行組合以及深層排列，讓其成為高層次，專題性較強的檔案信息分類組合。高校檔案管理能反映其管理水平、展現精神風貌，因此，在檔案管理中，應把檔案質量放在首位。在進行檔案管理時，應利用信息技術將不同版式、風格、紙張的歸檔資料進行分門別類的整理和分類，檔案案件的打印應做到字跡整齊、清晰，字體要能適應期不同情況下的需要，能進行不同文件的處理，且便于閱讀和借閱。

4.3高校檔案管理應構建檔案的管理機制。

高校檔案管理與信息技術結合的同時，應制定相關檔案的管理機制來確保檔案管理工作的順利進行。檔案的管理者以及檔案管理的領導機構在遵循檔案現代化的管理機制原則的基礎上，應對高校檔案管理的實際工作進行預測規劃、控制監督、組織領導、教育激勵等組織以及調整，以發揮管理者工作的熱情與積極性，發揮出團隊的力量，以保障檔案管理實現科學化的管理機制。高校檔案管理所建立的機制應符合我國實施的相關法律法規，并把競爭激勵相關的機制引入到檔案科學化管理中，同時，還必須建立檔案管理工作責任制、聘任制、獎勵制和考評制，讓檔案管理隊伍保持較高的素質和良好的活力。從而創建一個科學、合理、規范的高校檔案管理機制。

在高校的檔案信息化的管理者中，檔案管理者的素質直接決定的檔案管理的水平，應建立一支專業技術過硬、信息化的素質較高的隊伍，才能激發檔案管理工作人員的潛力。專業的檔案管理人才隊伍是高校檔案管理實現科學化、規范化的有力保證。高校是創造以及傳承科學文化主要的機構，培養高素質的專業人才，能適應檔案管理現代化發展的需求，推動高校檔案管理工作的發展。因此，應對相關檔案工作管理人員進行一定的培訓，能提升其文化素養，以確保檔案信息管理人才隊伍的質量。

5結語。

綜上所述，高校的檔案管理設計、科學化的管理是時代發展的需要，能有效促進高校檔案事業的快速發展。在嚴峻的挑戰面前，高校應迎難而上，解決檔案管理工作中存在的難題，并積極的開拓創新，抓住機遇以獲得更好的發展。高校在檔案管理中，應致力于將信息技術化為不斷推動檔案管理事業前進的力量，為社會特色社會主義貢獻出更多力量。

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

計劃生育管理紛繁復雜、涉及較多檔案信息，做好檔案管理工作，成為開展計劃生育工作的一項基礎，本文結合當前計劃生育檔案管理中存在的突出問題，對提升檔案管理水平的對策措施進行了探究。

一、當前計生檔案管理中存在的突出問題。

(一)對檔案管理缺乏足夠認識。

個別領導對計生檔案管理工作重視不夠，將其簡單的看作是對材料的收集和保存，造成工作人員對工作的忽視，各項檔案管理措施淪為形式，在檔案收集、保存、清理、審查等過程中不注重程序，對檔案的數量及保存方式是否正確不夠關注，降低了檔案管理質量，影響了檔案作用的發揮。管理制度不健全，檔案的收集存在缺失、落漏等情況，管理比較分散，缺乏檔案信息的整體性，特別是在檔案管理職責和考核標準設計中，沒有統一明確的標準和考核體系，特別是沒有將檔案管理納入計生管理的目標考核體系。因此，檔案存在較多錯誤、遺漏、丟失等問題，甚至存在一定的虛假現象，檔案真實性存在缺陷。

(二)檔案利用率較低。

在計生檔案管理中，普遍存在“重管輕用”的問題，檔案管理場所和設備比較陳舊，利用方式單一、渠道不多，造成管理中容易出現一定損失。檔案管理現代化水平不高，管理技術落后，特別是檔案管理信息化、網絡化應用水平不高，數字化檔案程度較低，大都利用人工進行收集、儲存、檢索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。雖然個別單位已經配備了計生檔案電子管理系統，建立了電子數據庫進行檔案存儲和使用，但在長期對檔案管理缺乏足夠重視的背景下，對電子數據庫的`維護更新不及時，造成電子檔案整體性得不到保障，在查找某項數據并未納入電子數據庫后，還是要查找和檢索紙質檔案，沒有發揮出電子檔案方便、快捷的特性。

(三)檔案管理人員素質有待提高。

當前從事檔案管理特別是基層檔案管理工作的人員，多是由計生人員擔任，很大一部分工作人員年齡偏大、知識層次較低、專業素養不強，特別是計生人員存在較強的流動性，檔案管理人員配備也比較隨意，個別人員是從辦公室、工會或群團組織轉移過來的，缺乏檔案管理的專業背景和工作經歷。同時，計生檔案管理人員很少有機會開展專門的檔案管理知識培訓，在日常檔案管理中多是憑借經驗開展工作，在思想上、觀念上、能力上都存在與時代發展要求脫節的問題，缺乏開展檔案管理工作的創造力和活力。

(一)強化對計生檔案管理的重視程度。

各級單位領導同志要把計生檔案管理作為抓好計生工作的一項基礎，將計生檔案管理水平提上重要議事日程，為其提供充足的經費保障。要通過印發宣傳冊、制作展板等多種形式，或借助召開計生工作會議的機會，宣傳計生檔案管理的重要性，強化計生檔案管理人員的責任感和使命感，讓全體職工都明確計生檔案的重要性，形成支持計生檔案管理的強大合力。

(二)健全計生檔案管理制度。

要將計生檔案管理工作納入計生工作目標責任考核進行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激勵機制，提升對計生檔案管理的重視程度。在此基礎上，建立完善的檔案管理規章制度體系，形成從檔案收集、形成、儲存一直到使用的完整的制度規范。要明確檔案管理責任，劃分專門的檔案信息管理部門和設置專門崗位，確保計生檔案管理工作合理有序推進。針對工作人員流動性大、配備不全等問題，要配足配齊檔案管理人員，在工作調整中要綜合考慮檔案管理工作的連續性，調整后要做好交接工作再轉移到新的工作崗位。

(三)提升計生檔案管理隊伍素質。

計生檔案管理工作是由管理人員具體實施的，工作人員的素質高低直接影響到檔案管理成效。要注重加強職業道德培訓，結合考核制度培訓學習，讓工作人員明確自身承擔的崗位職責和工作的重要意義，倒逼工作人員嚴格要求自己，積極開展工作，防止因馬虎大意或人為因素造成的檔案缺失、落漏或錯誤等問題。要根據工作需要，與人力資源部門溝通，招聘專業知識儲備豐厚、工作經驗豐富的人員從事檔案管理工作。對現有的工作人員，要綜合采取專家講座、外出學習、脫崗到高校輪訓、座談交流等多種形式，提升檔案管理專業素養，并落實一幫一、師帶徒等制度，提升檔案管理隊伍的整體素質。

(三)改善檔案管理基礎條件。

要加大對檔案管理工作的投入，及時更新檔案管理設施設備，配備專門場所進行檔案存放，特別要配備空調、滅蟲、滅火、除濕等專業技術手段和設備，盡量減少檔案損壞等情況出現。要順應檔案管理數字化發展方向，在搞好紙質檔案管理的同時，配備計算機和各類專業軟件，將有關的檔案信息錄入電子數據庫，實現“一檔雙存”，方便檔案的查閱和使用，提升檔案管理和使用效率。但是，在電子檔案使用中，要結合網絡技術特點和缺陷，及時更新軟硬件系統和網絡系統，確保電子數據庫始終處于最佳運行狀態;抓好安全性建設，加強各類殺毒軟件和安全軟件的應用，及時更新殺毒軟件、更換防火墻，及時進行數據庫登陸密碼和驗證碼的更改，防止電子檔案被病毒侵入破壞或是數據泄露等問題出現。

三、結語。

綜上所述，在計生管理中，檔案管理是一項基礎性工作，但長期以來缺乏足夠重視，檔案管理存在一些問題，針對存在的突出問題采取有效措施加以解決，有利于提升計生檔案管理水平，更好地服務計生管理工作。

淺談機關檔案管理現代化論文

摘要：機關檔案的管理是一項有風險的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔著風險問題。因此，本文主要從機關檔案數字化管理所存在的問題著手，分析構成數字化風險管理的各個要素，提出檔案的數據分析在機關檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關鍵詞：機關檔案；數據分析；管理新模式；管理風險防范。

隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。

機關檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國家機關、企事業單位等在工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機關檔案理部門是保存和辦理機關檔案的重要部門機構，這是從事檔案管理人員的基本工作。機關檔案管理工作是與機關單位利益以及工作人員個人利益具有緊密聯系的，既需要承擔檔案管理工作，同時還需要確保檔案管理質量。實行分級、分專業管理國家檔案的工作原則，能夠對國家檔案開展分專業分層管理，這種專業機關檔案室是基于該原則構建的，能夠從一定程度上利于在專業系統內實現檔案流轉，確保檔案的完整性，安全性，也利于實現規范化檔案管理。

二、目前機關單位檔案管理的新模式——聯合檔案室。

紙質版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據上的空間，在查閱過程中難度大，很難實現轉移，同時很容易受到水、火、蟲等影響，容易出現檔案丟失的問題，但相對來看紙質檔案保存時間長，會受到空間距離產生的不利影響，進行大量檔案移交時通常會花費大量的人力、物力以確保檔案無損轉移，相比紙質版檔案來說電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環保。電子版檔案與紙質版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質版檔案存儲信息的介質不同，電子檔案可儲存在計算機相應路徑中，包括硬盤光盤，u盤等，通常計算機儲存量大，可容納大量文件信息，據統計一個光盤可容納約7萬頁紙質版內容。但由于電子版信息依賴于網絡建設，部分內容會由于長時間儲存而出現的流失二是相比紙質版來說，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時很難避免不同部門出現檔案轉移翻閱的問題，而相比紙質版檔來說，電子檔案在移交和遞送過程中流程較為簡單，比如對一些保密檔案來說可通過光盤介質復制，移交，無需保密檔案可直接通過互聯網傳輸且檔案傳輸速度較快，無需花費大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質版權的差異，紙質版檔案整理歸檔后在查閱過程中只能依靠人為開展翻閱，這個過程會花費大量的人力、物力，尤其對于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲存于相應的計算機路徑中，只需要檢索關鍵詞便可以準確查閱，可以節約人力、時間。

（一）電子檔案保存存在的問題。機關檔案室是機關重要的內部組織之一，是由機關內部資源進行經費分配的，由于不同機關其職權不同，因此在財力支配方面也會存在差異，機關電子檔案主要儲存于計算機相應路徑中，包括硬盤，光盤，u盤等，這些硬盤保存期為5年左右，相比一些紙質版檔案來說保存時間顯著縮短，同時電子儲存原件使用周期較短，制造材料穩定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時需要依靠計算機軟件，互聯網，通常儲存計算機無法使用時，也無法正常讀取電子檔案信息。

（二）機關電子檔案可能存在的安全性問題。電子檔案成本相對較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環保，進而實現廣泛應用，但由于其具有較強的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會受到網絡病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見問題，由于電腦病毒感染會連帶損壞儲存于計算機中的文檔，其次在受到計算機網絡攻擊時這對于機關檔案來說是比較嚴重的，由于黑客對于一些重要文件具有較大的攻擊性，導致部分重要機密檔案信息泄露、損壞，給當事人帶來嚴重的經濟損失，由于機關電子檔案具有一定的`獨特性，因此檔案部門在管理過程中既考慮其便捷性，同時還需要考慮面臨的挑戰。

（一）妥善保存儲存器。由于對于計算機檔案儲存原件來說很容易受到外界環境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時需要選擇合適環境，防止受到磁場、塵土、強光照射或劇烈震動，同時還需要注意介質保存期，定期需要對儲存價值進行檢查，對于達到使用期限的介質需要及時更換，由于電子導航很容易丟失，因此需要定期進行重要檔案備份，可以在不同儲存器或者計算機完成信息備份。

（二）提高機關檔案管理員工作的能力和創新性。由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

（三）建立機關電子檔案的目錄數據庫。因為機關內各種人事檔案不僅數目多類型也多，完善的數字化目錄數據庫可以把眾多檔案信息存儲到云盤端，這有利于經過網絡傳輸給客戶，既方便了客戶根據自己的需要進行目錄檢索查詢，也方便檔案管理員的統計整理，完善數字化目錄數字庫對建立機關檔案非常重要。機關電子檔案形成數字化的前提是完善機關電子檔案的目錄，因為建立電子檔案目錄可以方便從繁多的檔案當中查詢目標檔案信息，詳細具體的電子目錄可以使數字化的檢索功能更為條理化和規范化。

五、小結。

總之，針對機構電子檔案在管理過程中是與工作人員個人利益以及國家機關機密息息相關的，在日常開展機關檔案管理時需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進機關檔案管理模式實現可持續性健康發展。

參考文獻：

[2]張曉斌.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[j].辦公室業務,20xx(6):132.

[3]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[j].辦公室業務,20xx(8):167.

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[6]付艷杰.機關事業單位檔案管理工作現狀及對策研究[j].檔案天地,20xx(04).

[7]王志敏.新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展前景[j].辦公室業務,20xx(14).

文檔為doc格式。

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

學校檔案是反映學校歷史面貌,對學校和社會具有保存、利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,是教育事業的重要組成部分,是研究改進、提高教育工作的不可多得的'寶貴史料.因此,學校檔案管理工作是學校綜合管理中的一項基礎性工作和不可缺少的重要標志之一,對學校科學管理具有十分重要的作用.

作者：高麗麗作者單位：中共鶴崗市委黨校,黑龍江,鶴崗,154100刊名：黑龍江史志英文刊名：heilongjiangshizhi年，卷(期)：“”(7)分類號：g27關鍵詞：

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

工欲善其事必先利其器，要想提高醫院檔案管理的效率，首先就要投入大量的資金購買添置相應的現代化管理設備，這是開展各項檔案管理的基礎。醫院要認識到現代化設備的投入在開展檔案管理中的重要性，并積極加大投資的力度，購置檔案管理必需的現代化設備。醫院要給檔案管理部門配備一處干燥、寬敞、防潮的庫房，然后添置基本的必需品，包括計算機、網絡、打印機、掃描儀等，這是醫院開展檔案管理的基本配備。檔案管理人員必須改變效率較低的人工輸入，使用準確性較高的掃描錄入，這可保證檔案資料的完整。在醫院自己的局域網里，使用erp信息管理系統來處理檔案信息，并與相關部門實現共享，及時為醫院的醫療與教研提供支持；利用辦公自動化系統可對檔案資料實施自動分類，并在全院范圍內進行統一管理。

3.2及時更新檔案管理理念。

醫院檔案管理所要保存的檔案信息涉及到所有部門，因此要想徹底做好檔案管理，不僅僅需要檔案工作人員的參與及努力，更需要醫院全體部門、全體員工的參與及支持。首先，醫院應該適時對員工進行培訓與指導，幫助員工及時認識到檔案管理的價值、重要性等，提高全體員工對檔案管理的重視，這有助于其它部門配合檔案管理部門更出色地完成工作，積極配合檔案管理部門采集和整理相關檔案信息。其次，在醫院的現代化發展中，檔案管理工作的目標并不僅僅局限在儲存、保管檔案信息，而是需要結合醫院的發展及醫療改革的要求，將檔案管理的模式改進，使之符合醫療改革及現代化醫療的要求，將檔案管理在醫療衛生服務方面的應用價值充分發揮出來。最后，醫院檔案管理技術不斷更新，包括防火墻、秘鑰技術、身份認證方式等，也是醫院檔案管理理念創新的'體現。

3.3培養高水平的醫院檔案管理隊伍。

檔案管理的工作人員是開展檔案管理工作的基礎，他們綜合素養的高低直接決定了檔案管理的效率，醫院有必要定期為檔案管理人員開展相應的培訓與學習，提升檔案管理人員的專業水準。醫院須外派檔案管理人員進行學習，為之提供進修的機會，高度重視培訓檔案管理人員的現代化檔案管理技術，例如rfid技術與oa辦公系統等，這些能夠有效提高檔案管理人員的工作效率。檔案管理人員只有切實掌握了相關操作技術與工作流程，才能爭取各個部門對檔案管理工作的配合，對檔案實施有效的統一管理。

3.4引進檔案管理的現代化技術。

現代化硬件設施的引進是基礎，信息技術的應用則會直接提升醫院檔案管理的水平，甚至會提高醫院的整體競爭力。在傳統的檔案管理過程中，各種重要檔案信息的保存，需要依靠醫生手工記錄，包括各種病例及治療過程等，如果工作人員一旦疏忽忘記記錄這些內容，就會導致信息遺漏的現象發生，而且錯誤的發生很難快速補救。現在僅僅需要一臺計算機，就可以將病例及治療情況在線記錄，檔案信息的保存不僅非常及時，而且還可提升數據信息的準確度。信息技術得到普遍應用，醫院要充分認識到對檔案進行現代化管理的益處，例如對影像文件與電子文件的無紙化保存，不但使檔案的容量大幅減少，并且可以更方便地進行資源共享；云計算的推廣，更是顯著擴大了檔案資料的存儲空間；數據庫技術則能更好地幫助檔案管理人員提高工作效率；醫院對檔案資料進行網絡化管理，不但能夠為檔案信息的整理、分類、查詢提供方便，而且大大提高了檔案信息利用的時效性，可為檔案利用者提供更好的服務，促進醫院的穩定發展。

4結束語。

綜上所述，現代化檔案管理所涉及的范圍在逐漸增大，因此對其進行改進的任務也比較艱巨?，F代化檔案管理對醫院整體發展的優勢較為明顯，醫院在今后的發展中，需要加大現代化設備的投入，更新管理理念，培養高水平的檔案管理隊伍，引進現代化技術手段，不斷提高醫院的現代化檔案管理水平。

參考文獻：

[2]李暉華.醫院檔案管理問題與信息化建設研究[j].中國衛生標準管理，2018（1）：5-6.

檔案管理現代化的論文

隨著我國經濟的快速發展，民營企業的產業規模已經達到前所未有的水平。民營企業檔案，主要是指民營企業在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業檔案的現代化管理，對民營企業的長遠發展具有重要意義。

1.確定民營企業檔案的管理模式原則。

不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單級管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司，屬混合型大型民營企業集團，總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”，明確規定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，這種企業可實行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。

2.配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度。

目前，民營企業大多重經營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作，為了培養檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案信息化管理規范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置于企業發展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規章制度，使規章制度適應新形勢發展的需要。

3.保障民營企業檔案的信息安全。

為了保證計算機網絡系統的安全運行，可采取以下防范措施：第一，訪問控制。具體是入網訪問控制，即控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網絡資源，并控制訪問時間和在哪個網站入網；權限控制，控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶對上述資源執行僅能只讀，無改寫、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網絡訪問某個機構網絡的屏障。第二，信息加密。信息加密技術是保護網內的數據、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發收兩端用軟件進行加密、解密工作，在指定的用戶或網絡通過密鑰支持解密而獲得原始數據。具體來說，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對方發消息時，用密鑰進行加密，在收到數據后，用對方的密鑰解密。第三，網絡與硬件載體安全。建立備份與恢復系統，即使出現信息丟失，只要啟動該系統，可恢復丟失信息的原貌。預防病毒，防止網絡系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟件，自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。

4.全面提升企業檔案實體與企業信息整體管理水平。

首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異?？梢詫嵭屑薪y一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。

1.為民營企業營造先進的企業文化提供條件。

我們民營企業家逐漸認識到企業文化是增強企業凝聚力和競爭力，保持企業發展的重要法寶。民營企業檔案的建設，使得企業的發展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價，通過信息高速公路向外界展示。企業檔案是以物質的形式存在著，但是許多內容卻是具有無形資產和精神產品的性質和作用，對于一個企業的長遠發展和企業人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業文化可以物化為企業的生產力而最終體現為企業的物質產品。它的多重屬性在企業生產經營的發展、企業文化氛圍的營造及企業人文精神的塑造、企業品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。

2.民營企業檔案現代化管理為企業發展提供信息保障。

市場經濟的發展，企業的重組、兼并、轉制都是不可避免的，因此一個企業在其發展過程中必須重視和建立完備的企業檔案，一些重要的生產資料和固定資產的產權認定、價值估算、價值分割等必須依據企業檔案的一些原始資料才行，同時企業在改組和合并時必然涉及對原有產品的品牌和注冊名稱的相對價值的估算，一些企業的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進行評估，甚至一些企業對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業在發展中由于種種原因會出現資產的借用、轉讓、抵押等經濟活動，企業檔案本身就是企業資產的一部分，它不可避免地要參與企業的借用、轉讓、抵押等經濟活動，因此企業檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業資產具有估算、監管的作用，甚至自身也會成為企業借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出，在一個企業的經濟活動中，企業電子檔案是企業經濟活動的必備要件之一，在企業融資、借貸中發揮著不可替代的作用。企業的科研活動也會形成大量的檔案，其中許多內容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對從事科研很有用途，而且科研人員和相應其他項目的科研人員在以后的企業科研活動中都會再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對民營企業的經營和科研具有十分重要的意義。

3.民營企業檔案現代化管理能為企業的合法權益提供憑證。

企業檔案作為企業資產權益的原始憑證，是維系企業生存和發展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業之間的經濟糾紛以及企業與職工之間的勞動糾紛問題過程中，企業檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經濟及法律的完善，企業檔案的經濟價值將會越來越明顯，檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業檔案對提升企業整體水平、維護企業自身利益、規避市場風險、發展企業文化、保持企業健康發展具有重要意義。

提高醫院現代化檔案管理水平的策略探討論文

摘要：

現代的人事管理強調了以人為本的管理理念，通過人員的調配和學習，合理的發揮每一個人的作用，實現人事管理效率的提升。所以，醫院進行人事管理過程中，必須轉變管理的觀念，從人力資源管理的角度來管理和開發人事科。人事科的相關工作人員，則應該考慮到每一個人員的特長，運用多種方法，切實提高醫院人事管理的實際效率，幫助醫院工作更好的開展。

關鍵詞：醫院；人事管理；工作；效率；探究。

在醫院中，人事科的作用是非常重要的，醫院大多數工作的開展都需要人事科進行配合或者組織。但是隨著醫院工作范圍的不斷擴大，醫院管理的難度也在不斷增加，這不但增加了醫院人事管理工作開展的難度還增加了工作人員的壓力，降低了醫院人事管理的效率，長此以往必然會影響醫院日常工作的開展，給醫院的運行造成嚴重影響?，F在醫院的人事管理工作開展愈加復雜，怎樣采取措施做好人事管理過程中存在的問題，提高人事管理的實際效率，是醫院必須解決的重要問題。

一、給醫院人事管理工作開展造成影響的主要因素。

(一)傳統的人事管理理念會打擊人事工作人員的工作積極性。

隨著社會經濟的發展，醫院日常事務開展過程中的難度不斷增加，醫院進行人事管理也愈加困難。但是由于受到以往人事管理理念的影響，很多醫院的人事管理人員還是采取以往的人員管理手段，而人事管理工作的內容不斷增加，難度不斷增大，這也直接導致了人事管理人員對于一些工作無法有效和及時的處理。隨著時間的增加，問題積累也在不斷的增加，這樣不但會給工作人員的工作積極性造成嚴重的打擊，甚至還可能讓其產生消極怠工的心理。若是這種情況出現在醫院人事管理的過程中，不但會降低人事科的實際工作效率，甚至會影響醫院的正常運行[1]。

(二)醫院科室和人事科配合不夠密切，工作效率比較低下。

現在很多醫院人事科工作人員開展工作的對象往往是都是醫護人員，由于醫護人員的工作性質，很多醫護人員都比較繁忙，對于人事科發出的通知，處理不夠及時，這也會影響人事科工作的開展，人事科無法收集準確的數據，不但會導致其工作進度延誤，還會給數據收集準確性和實效性造成很大的影響。無論人事科的數據收集滯后還是工作進度延誤，都會給人事科工作人員的積極性造成影響，降低其實際工作效率。

(三)管理人事檔案沒有順序，相關數據的完整度和準確度都較差。

醫院想要正常運行，需要人事科的相關人事基礎信息來作為保證。但是隨著醫院工作的復雜化，人事基礎信息也在不斷的積累和變化，但是醫院人事科在管理人事基礎信息時卻存在問題，這樣不但會導致人事基礎信息準確度較差，還會給工作人員本身的積極性造成影響，工作人員進行信息更新時信息的`完整度和實效性沒有保證。人事基礎信息質量差不但不能給領導以及部門的決策提供支持，甚至還可能會因為數據的錯誤導致醫院做出錯誤的決策，影響醫院的正常運營。

(四)醫院人事科計算機信息化水平低。

醫院人事科開展工作的過程中需要接觸到的數據比較多，所以，數據處理的效率也會直接給醫院人事工作效率造成很大的影響[2]?，F在很多醫院人事科在進行數據處理時還是通過計算機和手工統計結合的手段，這種方式也降低了醫院人事工作的開展效率。通過人工手段來進行數據的統計，不但需要浪費大量的人力物力和財力，還可能增加數據錯誤的概率，會直接影響數據本身的準確性和實效性。若是有大量的數據需要在短時期內完成，那么便會比較困難，只能加班加點的來進行處理。醫院人事科計算機信息化水平較低，也會影響其工作效率，給醫院運行正常造成嚴重影響。

(一)轉變理念，提高工作人員工作積極性。

隨著人事制度改革的不斷進行，醫院人事管理者必須認識到醫院想要提高人事管理的實際效率，便必須更新理念。將以往的管理重點轉變成為人力資源的開發和管理。并根據醫院的需要，創新人力資源管理體系。明確人事科工作人員的責任，維護工作人員的實際權利。若是工作人員日常工作過多，那么必須維護其權利，這樣能夠激發人事工作人員的工作積極性，醫院工作效率也會有明顯的提高。所以，醫院人事管理人員必須認識到，想要提高工作效率便必須保證工作人員的權利，其工作積極性提高，人事管理效率也會有明顯提高[3]。

(二)科室間需要加強交流和溝通，提高科室配合度。

現在醫院各科和人事科之間的配合度比較低，醫院人事管理者可以組織工作人員聯系其他科室工作人員召開座談會，幫助各個科室的人員更好的進行情感溝通和交流。對于其他科室人員的意見和建議，人事科工作人員必須認真聽取，虛心采納。通過雙方的交流，能夠讓各個科室之間相互理解，人事工作效率也會有一定的提高。

(三)規范人事檔案管理，確保信息準確。

人事基礎信息會直接給醫院正常運行造成影響，所以，應該采取措施提高醫院人事檔案管理的規范性[4]。首先，應該進行人事基礎信息庫的建立和完善，并規范醫院的招聘和培訓，切實做好人事檔案管理工作。其次，對于醫院工作人員的流動導致的人事基礎信息變化，必須及時的更新。最后，還應該嚴格根據檔案管理的制度和規則，做好人事檔案的歸檔工作。

(四)提高人事科計算機水平。

隨著社會經濟發展，現代辦公已經離不開計算機，人事科工作人員必須提高自身的計算機水平，這樣才能夠滿足人事科工作信息化的需要。醫院應該根據需要組織培訓，提高人事工作人員的計算機素質。并且計算機運行效率較高，準確度有保證，能夠切實提高人事科的實際工作效率，幫助醫院提高人事管理的效率。

三、結語。

隨著人事改革的進行，醫院想要跟上時代發展，便必須轉變以往的人事管理理念，創新人事管理手段，不斷的提高醫院人事科工作人員的效率，給醫院的正常運行以及競爭力提高奠定基礎。

參考文獻：

[1]陳麗.探究人事檔案管理在醫院人事工作中的重要性[j].現代經濟信息,(01):7+9.

作者：劉景娜單位：河北省唐山市婦幼保健院人事科。

深化改革,實現企業檔案管理現代化

摘要：檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會的重要工作。

檔案管理是一門嚴謹的科學，檔案價值的實現取決于如何有效地利用它為政治、經濟、文化以及社會各項事業提供信息服務，讓“死檔案”變成“活信息”。

本文就當前我國高等?？茖W校檔案管理存在的問題及對策進行了思考，對社會主義各項事業的建設具有十分重要的指導意義。

1檔案管理存在的問題。

1.1檔案管理手段落后。

學校檔案管理論文

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。

一、指導思想：

進一步加強學校檔案管理科學化、規范化建設，提高學校檔案管理的整體水平，促進檔案工作更好地為教育教學和學校各項工作服務。

二、主要工作：

1、提高認識，加強對檔案目標管理活動的領導。

學校檔案是學校在教育教學、黨政管理和其他各項活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像等各種形式與載體的文件材料的總和，是維護真實面貌的歷史記錄，是學校工作的有機組成部分，也是科學管理學校的重要基礎。學校配備專職檔案管理人員，制訂檔案工作目標管理實施計劃，確保在今年檔案管理工作順利完成。

2、加強硬件建設。

安裝遮光窗簾、添置檔案柜、除濕設備、溫濕度計、滅火器。保持檔案庫房清潔、寬敞、明亮、通風，并達到防盜、防光、防塵、防潮、防鼠、防火、防腐、防高溫等八防要求。

3、規范操作程序，依法科學管理。

（1）做好檔案的收集工作。

為防止文件在閱辦過程中遺失，當文件送達承辦人時，請承辦人簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。對一些特別重要的文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的辦法，教育教學后勤管理方面的'資料由檔案責任人負責查收交檔案室存檔。在交接過程中，全面清理資料，對散落在個人手頭的資料由各處室檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案的收集既齊全又完整，避免資料的遺失。

（2）制定符合教育教學管理較為科學合理的分類方案，將檔案分為文書檔案、音像電子檔案、實物檔案等幾大類。將文書檔案按年度―類目―級別―保管期限進行分類，以不同期限按黨群類、行政事務類、教育教學類等排列，根據分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。

各類檔案、資料按類別整齊地存放在不同的檔案箱內。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記薄、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案利用效果登記簿、檔案移交統計等多種臺帳。

檔案管理人員要參加教育局檔案管理業務培訓，檔案管理人員平時的工作要有計劃、有措施、有成效。

文檔為doc格式。

深化改革,實現企業檔案管理現代化

檔案管理只有早日實現現代化，跟上信息社會的發展潮流，才能從根本上使檔案事業有所提高。

0.前言。

檔案管理現代化主要包括管理手段的現代化、管理方法的現代化以及產生的管理工作的新模式。

檔案管理手段的現代化主要是利用計算機完成文檔一體化管理，運用多媒體技術實現檔案管理的數字化，運用網絡技術和虛擬技術實現檔案管理的網絡化。

檔案管理現代化是指用科學的思想、組織、方法和手段對檔案工作進行有效的管理，使之獲得最佳工作效率、經濟效益和社會效益的工作方法。

概括起來主要有三方面的工作：一是運用成熟的新技術，科學地保管好檔案，延長檔案壽命;二是利用計算機及其網絡技術、數字化技術，開發檔案信息資源為社會各界服務;三是收集、積累、整理電子文件。

1.1檔案資源信息化。

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創新實踐，是將檔案資源和檔案管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。

信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。

新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求。

因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之一。

首先是檔案現代管理方法和理論的應用。

通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發展，最終形成檔案管理現代化的理論體系。

其次是先進的技術手段應用。

要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業化、自動化。

2.1時代發展的要求。

新世紀、新時代，電子信息技術的發展要求必須努力實現檔案管理工作的現代化。

而隨著現代化的電子信息技術和高新科技在全世界范圍內的迅猛發展，計算機、網絡等第三次科技革命帶來的新技術、新手段在社會生活的各個領域和部門中得到大范圍的普遍運用。

自動化辦公和無紙辦公已經成為現代企業發展的一個新趨勢，而檔案管理工作作為現代企業不可缺少的一環，必須不斷進行管理方法和理念的改革，使其跟上時代發展的步伐，朝著實現現代企業檔案管理的現代化發展。

2.2工作效率的要求。

現代企業的發展越來越重視工作效率，辦公自動化正是順應這個發展趨勢而產生的，提高工作效率，節約辦公時間和辦公資源，是市場經濟時代的主流發展方向。

而如果一直沿用過去傳統的檔案管理模式，就必然會出現辦公效率低下、查詢時間長、管理資源浪費過多等現象，這樣的檔案管理方式嚴重影響了對檔案管理的利用效率。

檔案管理部門也很有可能成為企業的雞肋部門。

從另一個角度來說，企業內部實行的辦公自動化也對檔案管理的現代化、智能化提出了不同于以前的新要求，即建立企業的電子檔案庫，這樣既方便資料查詢、提高了檔案管理工作的效率，也有利于節約檔案管理資源。

2.3檔案保護和利用的要求。

對檔案的的保護和有效利用也要求企業早日實現檔案管理的現代化。

許多檔案由于存放的時間過長，再加上對檔案的防護措施不足，導致有些紙質的檔案材料由于長期因疏于保護而出現脫落、模糊等現象。

此外，傳統的'檔案資料保管方式非常落后，不利于其他部門的隨時查閱，在企業內部，也不利于檔案資源信息的共享，而在同一時間段，幾乎不能同時與他人同時掌握相關的檔案資料，降低了檔案信息的利用效率，不利于實現各項工作的高效性和機動性。

增強檔案管理現代化意識，管理理念現代化是檔案管理現代化的靈魂。

檔案管理人員如果沒有這種管理現代化的意識，就會大大影響檔案現代化的發展步伐。

在現代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，實現主動式服務、開放式服務。

引進現代管理的理論和方法，使檔案管理從經驗管理向科學管理和現代管理邁進。

3.2加強各項檔案管理制度建設。

大力宣傳國家《檔案法》，做到嚴格貫徹執行。

形成領導和員工在思想上做到高度重視，真正認識檔案在企業發展中的重要作用。

使得企業真正重視檔案工作基礎設施建設，加強檔案管理的各項規章制度建立和進一步完善，做到思想上高度重視，行動上積極主動，不斷學習，更好的開展業務。

3.3實行檔案管理的規范化、標準化、信息化。

這就要求我們在做好傳統的紙質版檔案的歸納整理存檔等工作的同時，對于企業內部網絡運轉系統的網上辦公等方式，即文件在網上的傳閱、審批、閱辦，到最后事情辦理完畢，文件的歸檔，要極為熟悉。

并且在整理電子文檔時更加注重文檔的真實性、完整性、有效性、保密性。

實現對電子文檔的前端控制和全程管理，做到電子文檔的網上網下的全程控制、整理和記錄。

檔案管理的標準化即要求檔案管理要依據企業的特點、標準，運用相關的輔助計算機應用程序系統，來實施企業的檔案管理。

實現檔案的網絡檢索、建立檔案的卷、表、目等目錄，為實現檔案管理的標準化打下良好的基礎，也利于檔案的信息化建設。

檔案管理員對于行業的檔案管理專業知識及新的科技手段的學習也要與時俱進，全面提升自身的綜合素質，做到與企業、時代發展的腳步保持一致。

使企業的檔案管理實現現代化，更好的適應和服務企業管理、發展的現代化，提升企業的市場競爭力和發展潛力。

3.4加快復合型人才培養。

實現檔案管理現代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。

要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現代化管理中。

逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現代化的步伐，促進檔案事業的健康迅速發展。

4.結束語。

檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，檔案管理工作人員，一定要及時提高自身的專業水平，不斷學習先進的科學技術，盡早掌握現代化技術和信息技術知識，并且將這種知識運用到實際的工作中去，積極主動的引進先進科技去完善檔案管理工作，從而推動檔案管理工作逐步實現現代化。

會計檔案管理論文

隨著現代文明社會的進步，會計檔案管理受到了越來越高的關注，作為會計業務不可分割的部分，其重要性得到了普遍認同，因而對會計檔案管理的要求也自然被提升到了前所未有的高度。但是我們要清楚地認識到，當前會計檔案管理依然純在著很多的問題。本文在介紹會計檔案管理內容的基礎上，對于當前會計檔案管理所存在的，亟待解決的諸多問題進行嘗試性的分析和解答，進而希望企業、單位在實現自身的效益同時能夠實現社會效益。

會計檔案是重要的經濟檔案，是國家檔案的重要組成部分，也是機關、企事業單位的重要檔案之一，它在會計工作和經濟管理工作中具有多方面的重要利用價值。會計檔案具體內容：包括會計憑證類、會計賬簿類、財務報告類和其他類；包括以書面形式存放或存儲在計算機硬盤中的會計檔案及存儲在各種介質上的會計數據和與會計軟件系統有關的文檔資料、結構圖、流程圖、源程序等。

會計檔案具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但是由于它反映的對象內容及業務性質不同，又決定了它具有自己獨有的特點：

來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經濟核算、財務收支的單位都會形成會計檔案。

內容的專業性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專業手段。

形成過程的嚴密性。會計核算是利用設置賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續系統、完整地記錄、反映和監督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

依據作用。會計檔案是會計分析和會計核查的主要依據。無論在制定經濟計劃，進行經濟活動可行性研究，作為經濟活動決策等都需要會計檔案提供大量信息。

憑證作用。會計檔案可以作為事后考查某個會計事項的書面證明。會計檔案，尤其是會計憑證，既是記錄經濟業務，明確經濟責任的依據，又是登記賬簿的依據。

史料的作用。會計檔案是研究經濟、財政、財務歷史的可靠系統資料。它可以反映出一個地區經濟發展的歷史過程，反映出一個單位財務收支和生產經營活動的歷史面貌，還可以反映出不同時期、不同年度活動的特點。

會計檔案管理制度不健全、發展不均衡。近些年來，隨著各行業相關從業人員的共同努力會計檔案制度建設方面取得了較大的成績。但是，我們也要認識到，會計檔案管理的發展存在著各個單位之間不平衡，良莠不齊的局面。

對會計檔案管理的不重視，工作難展開。會計檔案管理是會計常規工作的重要組成部分，由于意識的失位，一個比較長的時間內，單位的領導層，對會計檔案的認識，在主觀意識上出現了偏差，導致一種較為普遍的認識偏失。

會計檔案管理方式落后，科技性較差。傳統的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響。

相關專職人員素質較差，能力不足。目前會計人員綜合素質不高是困擾會計檔案工作可持續發展的核心因素，但是，不得不面對我國會計檔案管理從業人員普遍綜合素質不高這一現實。

會計檔案的基礎工作不規范、不扎實。由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質偏差，甚至不能夠勝任檔案管理的相關工作。在科技迅猛發展的背景下，對于會計檔案管理的技術和規范往往會提出更高的要求，而現實狀況是，會計檔案管理的基礎難以滿足這樣的要求。

加強會計從業人員關于會計檔案管理的技能培訓，審查與監督制度。會計相關的從業人員首先要樹立會計檔案管理重要性的意識，增強其專業性、規范性的會計檔案管理能力。

設立專職人員或部門，對會計檔案進行有效的管理。檔案管理工作包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統一、利用分析、編研及鑒定銷毀等主要環節，需要有專門的部門或專職人員負責，便于工作的連貫性及管理的科學性。

單位設立健全的、科學的、規范的會計檔案管理制度。健全的制度是開展工作的基礎環節，設立科學的會計檔案管理制度，使該項工作開展有條理、有依據，無疑會更好地促進工作的開展。

充分利用現代化手段，優化會計檔案管理工作。在會計檔案管理的相關工作中更好的使用計算機技術，有利于檔案的存儲及查對，也更便于檔案的歸納分類。當時用的同時也要定期的維護看管，防止數據的損壞外泄。

隨著管理學科的興起及科學技術的創新，會計檔案管理已不再是從前的樣貌，其重要性得到了廣泛的認可。會計檔案管理所包含的新的科學內涵和更高的管理要求，也讓我們認識到只有專業的、科學的、規范的方法和手段才能滿足如今會計相關事業以及會計檔案管理的需求。

文物檔案管理現代化探究

文物檔案管理現代化是現代化的一個重要組成部分，它是運用科學思維，組織，方法及手段有效保管的，檔案的有效管理，從而獲得最佳的效益，經濟效益和社會效益。文物、檔案管理現代化是一個綜合的概念，包括現代技術手段，包括現代科學的管理方法及應用。目前，計算機技術的應用及自動化管理是其核心內容。

文物檔案管理復雜繁瑣。文物從接收，識別，登記，存檔，進行編目，檔案利用，包含了一系列的工作。而隨著新科技革命的先導技術，計算機技術在儲集能力，信息處理能力，資源開發與利用能力，文物的保護能力，具有明顯的優勢。

(1)關于文物檔案工作，各檔案藏品狀況雖不盡相同，但必須嚴格按照《中化人民共和國文物保護法》、《檔案館藏品管理辦法》等規定去做。1991年11月19日國家文物局印發的《藏品檔案填寫說明》是規范著錄工作的最基本依據。《說明》對檔案填寫的格式、文物定名、鑒定、文物總登記號、文物分類號、檔案編號、時代、作者、數量、質地、色澤、用途、來源、尺寸、重量、形狀、入藏日期、征集經過、流傳經歷、修復、裝裱、復制記錄、現狀記錄、照片拍照等方面都作出了具體規定，各博物館應根據各自的館藏實際，按照統一的定義進行完善和整理，使之統一分類、統一格式和內容。

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程。檔案館信息化建設涵蓋保管、研究、陳列、教育和行政管理等博物館各項工作流程，核心是藏品信息數據庫建設，重點在于把好藏品信息的收集整理關和加大信息管理規范化力度。對藏品征集、修復、鑒定、交換、展覽等各種原始信息和相關信息盡可能做到收集齊全、分類整理;根據國家文物局印發的《檔案館藏品信息指標體系規范(試行)》等文物工作規范，錄入藏品信息，做到格式規范、填制準確。文物調查及數據庫管理系統建設項目(以下簡稱“文物調查”項目)旨在通過數字化手段開展文物調查，掌握基礎資料，提高管理水平，是推進文物、檔案館事業可持續發展的重要基礎性工作。為了適應全國文博信息化建設發展的需要，規范博物館藏品信息處理和交換工作，建立檔案館藏品信息管理系統，國家文物局于發布了《檔案館藏品信息指標體系規范(試行)》和《博物館藏品二維影像技術規范(試行)》，正在全國文博系統試行。從20開始，財政部與國家文物局聯合開展了“文物調查與數據庫建設試點工作”。該項目是運用現代信息技術，通過對館藏文物的藏品信息錄入，實現摸清家底，達到科學管理的目的，實行了計算機管理。

(2)實現檔案電子信息化、首先要有現代化的人。檔案人才是知識管理型人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案管理者的勞動是知識性勞動。當前檔案管理現代化的主要內容和核心，就是計算機技術的應用，即計算機檔案管理。這就要求檔案工作者不僅需要具備檔案學、博物館學的知識，還需具備現代信息技術應用能力和信息加工處理能力等。從目前看，信息化專業技術人才依然匱乏。文博領域信息化工作人員數量嚴重不足，知識結構不甚合理，專業素質亟待提高。既懂信息技術又懂文物專業知識的復合型人才尤為緊缺。制度化、規范化的信息技術培訓體系尚未建立。在職人員對信息技術的掌握和應用能力較低，多數是半路出家，甚至有現代文盲現象，成為制約檔案信息化建設的瓶頸問題，直接影響自動化水平的提高。盡管引進了現代設備，仍不能充分發揮作用，就更談不上檔案信息電子化了。因此，加速培養和造就一批信息化建設的管理型、技術型和復合型人才已成為當務之急。

首先要改變檔案工作者長期的封閉局面，面向全行業以至全社會積極參與社會活動，加強協調能力，為檔案工作的開展創造良好的發展環境。其次，加強對檔案工作者信息意識的培養，徹底改變傳統的`檔案“重藏輕用”局面，使檔案人員充分調動和運用信息資源理論和信息技術手段，加強對檔案信息資源實施科學管理與有效開發利用。再次，加強對信息技術能力的培訓，學習與檔案信息化相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識、外語知識等，提高檔案工作者掌握和運用現代化技術的技能，以適應檔案信息化的發展。

(3)強化訓練，對檔案工作者分層次進行基礎知識教育、高級理論培訓及文博專業檔案專業教育，培養一支具有一定數量和質量的年輕的檔案生力軍，使他們不僅具有較高的業務素質，而且具有較強的開拓創新意識。

我國文物檔案事業信息化工作需要多方面的支持。其中最為關鍵的是領導者的現代化意識水平。檔案館信息化并不是單純的技術與設備的簡單組合，它同時牽動管理觀念、管理模式的轉變，工作體系、管理機制和規章制度的改革，這對長期以來沿襲傳統工作模式運行的博物館來說的確是一門全新的課題。推進檔案館信息化建設，首先要解決的不是資金、技術和人才問題，而是思想觀念和認識問題。面對機遇和挑戰，檔案館工作者應樹立信息時代的新觀念、新思路，掌握處理問題并解決問題的新辦法和所采用的新途徑。用信息化的思想指導檔案館的各項工作，將信息化的工作方法貫穿到檔案館的各項工作中，并成為每一個檔案館工作人員自覺規范、指導自己工作的行為準則。在借鑒吸取傳統管理成功經驗的同時，尋求傳統與現代的最佳契合點，理順檔案館各項工作所涉及的信息采集、重組、加工、分析與研究等過程，營造出有利于進行博物館信息資源開發的良好環境。

綜上所述，文物檔案管理現代化是檔案館實現科學化、現代化管理可持續發展的必由之路。檔案館工作者要進一步對現代化管理作深入的研究和不斷的創新，以信息化促管理，以現代化管理出效益，打響檔案館文化品牌，努力實現文博資源的全社會乃至全人類共享。

會計檔案管理論文

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。本文淺談財務會計檔案管理中存在的問題，并探求解決對策，意在促進財務會計檔案管理的完整化和規范化。

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。

1、對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致會計工作與會計檔案管理相脫節。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓，大多數是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經驗，不懂得檔案的基本操作規程，對財務檔案的'歸檔范圍和標準不清楚，導致整理出來的會計檔案達不到規范要求，更談不上科學管理。

2、會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3、會計檔案管理人員綜合素質有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不認真執行制度，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4、財務檔案管理不完善、不規范。設置財會檔案管理機構是工作的需要，也是法律規章的需求，但實際工作中財務檔案工作均不完善，不規范，都未設置此機構，檔案工作由會計人員兼職。財務會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因導致會計檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

5、紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案管理不同步。有的單位將會計信息存人磁性介質后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調閱。

1、統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。

2、加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了。會計檔案案卷質量的高低?！稒n案法實施辦法》第八條則將“組織、指導本行政區域內檔案工作人員培訓”，作為縣級以上地方政府檔案行政管理部門的重要職責之一。《檔案法》第九條規定：“檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專業知識?！币虼耍鲉挝粦撘婪訌妼嫏n案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育，在財務檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得財務檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。

3、建立健全財務檔案管理的規章制度。要使財務檔案規范化，必須將檔案管理工作納入日常工作的總體，制定檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務檔案工作人員職責》、《財務檔案保管制度》、《立卷歸檔制度》、《財務檔案保密制度》、《財務檔案移交、銷毀制度》等，規范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務檔案管理工作有章可循。

4、要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作了明確規定。會計檔案人員會同財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結的債權債務和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明。

5、同步計算機相關系統和檔案管理文件的升級。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

深化改革,實現企業檔案管理現代化

幼兒檔案真實地記錄著每個幼兒的成長變化，建立健全幼兒檔案，可以更好地為幼兒園教育教學、衛生保健，為幼兒園的改革和發展提供翔實的、具有說服力的材料依據，是幼兒園綜合檔案中極為重要的一部分。近幾年來，在教委的統一組織領導下，很多幼兒園都建立起了檔案室，在檔案的收集、歸檔、整理、裝訂等方面都達到了規范、整齊、統一的要求，使幼兒園的檔案管理工作走上了規范化的道路。但是從目前幼兒檔案的管理來看，還存在著一些問題，如內容單一、方法陳舊、利用率低等。隨著社會的不斷發展，幼兒教育事業的不斷進步，對幼兒檔案的管理也應提出更高的要求，逐步達到科學化、現代化，使幼兒園在激烈的競爭中立于不敗之地。

那么如何建立健全幼兒檔案，實現幼兒檔案的現代化管理呢？

一、實行檔案信息微機化管理。

傳統的幼兒檔案管理往往存在著零散、不系統的問題，比如，幼兒入園基本情況登記由分管領導負責，幼兒衛生保健、預防接種、每年查體情況由保健大夫掌握，而幼兒知識技能、智力發展等情況又屬于班級教師責任范疇，幼兒各種費用的繳納情況歸會計負責，即使最后將幼兒檔案材料歸入綜合檔案室，但也是一個孩子至少三種檔案，不便于查閱利用。幼兒入園或退園時，家長往往樓上樓下從這里跑到那里，那里跑到這里才能辦完手續。因此，要改變這種分散的管理模式，建立統一的檔案管理體系，即材料的收集要分工負責、落實到人，及時移交、及時入檔，然后有檔案管理人員統一管理。在做好紙質檔案管理的同時，實行幼兒檔案的微機化管理，把所有信息全部輸入計算機，在幼兒園內實現工作人員之間數據共享，以方便查閱，簡化辦事程序，提高工作效率。當然也可以由各種檔案的形成部門完成檔案信息錄入工作。為了確保數據的安全，注意把共享數據設置成“只讀”，密碼由錄入人員掌握，其他人員只有查閱的權限。

二、建立綜合全面的幼兒檔案。

目前的幼兒檔案內容少，一般以幼兒基本情況和衛生保?。ㄖ饕怯變喝雸@和每年查體情況）為主。對幼兒檔案進行現代化管理，必須建立綜合、全面、翔實的幼兒個人檔案，具體應包括以下幾個方面的內容：

1、幼兒基本情況：姓名、性別、年齡、班級、幼兒父母親年齡、工作單位、電話號碼、e－mail、家庭住址等等。這部分檔案可由園長辦公室人員具體負責。

2、幼兒身體發育情況：入園查體記錄、每年查體情況（包括：既往病史、過敏史、身高、體重、血型、血色素、牙齒數目及是否有齲齒），此類檔案主要有保健人員負責完成。

3、成長記錄：包括所在班級每個幼兒的學習情況、興趣、愛好，特長以及參加活動的情況、獲獎記錄、突發事件等，主要有幼兒所在班級的保教人員共同完成。

4、園外情況記錄：幼兒的生活范圍主要是家庭和幼兒園兩個場所，因此要全面、真實地了解孩子各種發展狀況，僅僅靠幼兒園單方面的評價是不夠的，要讓家長參與對幼兒的發展評價，可以用定期發放表格的形式，把家長的意見寫進檔案，特別是幼兒在家里的生活、學習、交往等情況，這樣不僅對孩子的評價更為客觀，同時也便于教師全面地了解幼兒，做到因材施教，從而實現互動式的幼兒檔案管理機制。

總之，隨著社會對幼兒教育的重視程度，家長對幼兒教育的要求也越來越高，有必要把幼兒健康、語言、社會、科學、藝術等評價指標一并設計其中，把教師、家長對孩子每項指標的評價情況一并納入到幼兒檔案，建立起豐富全面的.幼兒綜合檔案，有利于教師和家長共同配合做好幼兒教育工作。

三、擴大服務范圍，改進服務方式。

檔案工作的開展歸根結底是為社會發展服務的，幼兒檔案也不例外，它的主要功能也是服務。從服務對象看，表現在三方面：一方面，服務于教師。一是便于教師了解幼兒基本情況，出現突發事情能夠及時與家長聯系。二是便于教師縱向觀察記錄孩子綜合素質的發展，做到因材施教；另一方面便于幼兒園保健大夫全面地、縱向地掌握幼兒身體發育狀況，跟蹤記錄幼兒成長過程，為合理膳食營養提供依據。第三方面方便家長全面地了解幼兒在園情況。這一點目前是個薄弱環節，以后要著重做好對家長的服務工作。幼兒園可以建立自己的網站，把幼兒的檔案信息發布上網，讓家長在辦公室或家里就能瀏覽到自己孩子的檔案信息，了解孩子在幼兒園的學習和生活情況。特別是孩子的興趣、愛好和特長記錄，家長可以根據教師的建議有針對性地對孩子進行重點培養。

當然在檔案的管理工作中還要注意做好保密工作，另外上網的信息要經過慎重考慮，如家長的一些個人信息和幼兒的缺點方面的內容，不易在網上發布。

幼兒是發展的，其檔案也應是不斷變化的。如果把幼兒檔案看成一成不變的“死”材料，勢必會影響孩子的發展。幼兒檔案微機化則可以實現檔案的動態管理過程。它可以從孩子入園時便開始記錄，以后每學期進行一次全面記錄，平時也要根據情況不斷更新檔案的內容，從而實現每個幼兒的三年跟蹤記錄，形成一套完整全面的幼兒個人檔案。對個別情況特殊幼兒還可以建立專門檔案，適當增加記錄項目，把“死”材料變成“活”檔案。

檔案微機化管理對幼兒園檔案管理工作者提出了更高的要求。教育部門的幼兒教師經過計算機全員培訓掌握了一定設計程序，如profox數據庫，可以利用它設計語言編寫出編目程序，將檔案條目輸入計算機，形成數據庫，自動完成檔案的編目工作，從而實現一次輸入多次輸出。為了適應檔案現代化管理的要求，幼兒園檔案管理人員還要加強計算機網絡知識的學習，如網頁的制作、發布與管理，防火墻的安裝、信息的加密等，積極研究計算機網絡檔案信息的存儲、加工、管理、開發、利用等新技術，以適應幼兒園檔案管理工作的發展需要。

麻雀雖小，五臟俱全。幼兒園雖然只是一片小小的天地，檔案工作也是幼兒園改革和發展必不可少的一項工作，雖然起步晚，但起點并不低，因為我們的起步趕上了信息時代，很多機遇等待我們去把握，我們定會在幼兒園檔案管理的天地里大有作為。孩子是祖國的未來，我們做的是為未來奠基的事業，或許明天的諾貝爾獎獲得者正是從我們這里起步……憧憬未來，我們應充滿信心！

獻血者檔案管理論文

[摘要]本文從文書檔案電子化的基礎理論入手，分析文書檔案電子化管理的收集、歸檔、存儲等辦法，進而提出文書檔案電子化的發展趨勢。

[關鍵詞]文書檔案；電子化；管理。

文書檔案是企業檔案的一個重要組成部分，是我們了解國家和行業政策法規，執行上級任務以及內部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一，也是一個單位工作業績與管理水平的歷史記載與再現。隨著信息技術、計算機網絡技術的迅猛發展，在辦公環境不斷電子化的趨勢下，組織機構的各類業務文檔直接在計算機和信息系統撰寫和傳遞的比例越來越高，檔案工作的重點從面向檔案實體管理為主，逐漸向實現檔案信息數字化、網絡化的方向發展。為適應文書檔案數量的與日俱增以及檔案載體和記錄方式的多樣化，文書檔案電子化管理模式應運而生。

（1）文書檔案電子化的涵義。文書檔案電子化管理就是檔案管理理念要實現從傳統的紙質文件管理向電子化管理的轉變，管理方式以辦公系統的計算機自動化和網絡為依托，以電子文件的形式把以往手續繁雜的辦公行為轉變為容易儲存、查找的電子信息。簡言之，是一種手工模式向智能模式的轉變。

（2）文件生命周期理論。指文件從產生直到因喪失作用而被銷毀，或者因其具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。是研究文件從最初形成到最終銷毀或永久保存的整個運動過程，是研究文件屬性與管理者主體行為之間關系的一種理論，是對文件到檔案運動過程和規律的客觀描述和科學抽象。文件生命周期理念提示了文件運動的3個階段，即現行階段、暫行保存階段和永久保存階段。

（3）前端控制理論。是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃、統一要求，把可以預先設定的監控功能和檔案管理功能，嵌入協從辦公系統（oa系統）和各業務系統，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效地監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

（4）文檔一體化。以文件的生命周期理論為主要理論基礎，通過對文件處理環節和檔案處理環節的有效銜接，借助計算機等現代信息技術，把“文書處理”和“檔案管理”這兩個管理系統看成是一個系統工程中的兩個子系統，從組織制度、管理方式到工作程序都實現科學、真正的統一管理，確保文件在整體運動過程中實現全面控制和綜合管理。文檔一體化的實施必須依賴于規范化的公文處理，從文書處理工作開始實行規范化，對文書檔案進行超前控制，使文書檔案在經過規范化的處理后，形成一個最終歸宿和最長久的價值體現，從而達到文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化，充分發揮檔案的真正效果。

（1）文書檔案電子文件的收集與歸檔。隨著文檔一體化管理模式的運用，文書電子文件的收集與積累往往是在計算機網絡系統上進行的，其收集與歸檔比紙質文件更為困難和復雜。由于電子文件從形成到歸檔有一段時間間隔，因此電子文件就有被更改的可能，而且任何修改、刪除都可以做到不留痕跡，所以電子文件的收集要由形成部門及時收集并歸檔，然后移交綜合檔案室集中管理，不得由個人分散保管。此外，電子文件歸檔時還要有附屬于每一份文件的.靜態數據信息和動態數據信息。靜態數據信息包括滿足普通用戶查詢的原件屬性信息，以及原件存儲格式、處理工具、版本等生成環境的記錄；動態數據信息包括創建、校審、審定、歸檔、接收、變更、下載利用等貫穿于該文件的一切處理過程的記錄，以加強檔案原始性的認定，確保電子文件的有效利用。同時，電子文件的數據信息也是檔案管理人員在接收電子原件時進行核對、審驗的依據，不符合要求時發回歸檔人。數據信息應該以系統自動提取為主，減少人為干預。

（2）文書電子檔案的存儲與備份。電子檔案是現代科技產物，它的生存和可讀性依賴于計算機的硬件產品和軟件產品。對歸檔的各種類型的文件，應采取通用的主流存儲格式，對非通用格式的電子文件，應提供格式轉換功能。對電子檔案的存儲設備應考慮其成熟性和發展性，尤其是對不公開的機密電子檔案應具有脫機保管的能力。電子檔案備份、恢復是檔案管理系統運行的安全保障，應建立一個從系統備份、數據庫備份、網絡備份到電子原件備份的有效備份及恢復系統。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁光介質上，至少一式兩套，一套封存，一套供查閱利用，必要時復制第三套，異地保存。

（3）文書電子檔案雙套制保管模式。檔案的本質屬性是原始記錄性，雖然電子檔案的利用有很多優點，但由于電子檔案便于修改、拷貝和難以防偽的特點，以及在計算機網絡環境下，電子檔案傳遞帶來的檔案信息丟失、失真、泄密等問題，容易使人們對電子檔案的原始性失去信任，而認為紙質檔案的原始性則更具有說服力。因此，文書電子文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“雙套制”，即紙介質與磁光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案，這就很好地解決了如果文書電子檔案信息丟失，那么也會有紙質的檔案內容存在?？梢灶A見，紙質文件和電子文件雙套歸檔的局面將持續相當長的一個時期，隨著技術的成熟和各方面條件的具備，會有越來越多的電子文件獨立地轉化為檔案，多種介質并存的狀況將長期存在。

3文書檔案電子化的發展趨勢。

（1）建立標準規范體系。文書檔案電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于檔案電子化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。目前電子檔案工作尚無統一標準，這就需要國家檔案行政部門制訂一整套系統化、規范化的規則，以保證電子文件、檔案信息的統一規范和資源共享。檔案電子化標準規范作為一個規范化的系統軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發利用及檔案統計等基本業務管理功能。它不是簡單地模擬手工作業，而是根據檔案管理中各個環節的業務工作流程，結合計算機硬件特性來實現的，一個具有高效率、高質量、簡捷及合理化的工作模式，能夠把原有檔案信息管理系統的數據庫，平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數據庫高度共享奠定一個良好的基礎。